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宿泊者名簿の集め方（受付リンク〜確定〜定期報告）

受付リンクを予約サイトのメッセージに貼るだけで、ゲストが自分で宿泊者名簿を入力します。準備からリンクの発行、名簿の確定・出力、定期報告の集計までの流れです。

宿泊者名簿受付リンクチェックイン案内定期報告

宿泊者名簿は、受付リンクをゲストに渡すだけで集められます。ゲストがリンクを開いて宿泊日と名簿を入力すると、予約が自動で作られます。紙に書いてもらう手間も、予約情報を写す手間もなくなります。このガイドでは、準備から名簿の確定・出力、定期報告までの流れを順に説明します。

1. 物件設定で営業形態を選ぶ

名簿で必ず集める項目は、物件の営業形態で決まります。左メニューの「構築」→「物件設定」の「基本情報」タブにある「営業形態」を選んでください。

「旅館業（連絡先必須）」
「住宅宿泊事業（職業必須）」
「特区民泊（職業必須）」
「未設定」のままだと、連絡先と職業の両方を必須として集めます。

氏名・住所・国籍はどの営業形態でも必須です。日本国内に住所がない外国籍のゲストには、旅券番号と旅券画像の入力も求めます。

2. チェックイン案内を用意する（任意）

鍵の開け方やドアの暗証番号などを、名簿の入力が終わったゲストにだけ見せられます。名簿を出してもらえないことへの対策になります。

「物件設定」の「チェックイン案内」タブを開きます。
「案内本文」を書き、必要なら写真を添えます。
「解放時刻」を選びます。チェックイン日当日のこの時刻から表示されます。
「名簿ページに表示する」をオンにして「保存」を押します。最初はオフなので、本文を書いただけでは表示されません。

案内が表示されるのは、宿泊者全員の入力が終わり、チェックイン日当日の解放時刻を過ぎたときです。それまでゲストには「宿泊者全員のご登録が完了するとチェックイン情報が表示されます。」と表示されます。

本文に {{checkin_key}} と書くと、「チェックインキー」に入れた番号が差し込まれます。受付リンクごとに別の番号にしたいときは、受付リンクの「チェックインキーの上書き」を使います。
写真の URL はあとから無効にできません。暗証番号などの秘密は本文に書き、写真には写さないでください。
解放時刻を過ぎると、入力が終わった予約はゲストが内容を変えられなくなります。

3. 受付リンクを発行する

左メニューの「運用」→「宿泊者名簿」を開き、「受付リンク」タブに進みます。

「新規受付リンクの発行」で「OTA / チャネル」（Airbnb・Booking.com・楽天トラベル・じゃらん・直販など）を選びます。
必要なら「ラベル（任意）」を入れ、「+ 受付リンクを発行」を押します。
発行されたリンクを、「URL をコピー」「短縮リンクをコピー」「QR を保存」で持ち出します。
その予約サイトの自動メッセージ（予約が入ったときに全員へ送られる定型文）にリンクを貼ります。

予約サイトごとに 1 本ずつ発行すると、どの予約がどこから来たか分かります。発行したリンクは、上の「発行済受付リンク」の「URL をコピー」「短縮リンク」からあとでもコピーできます。リンクに有効期限はなく、同じリンクをずっと使えます。

Airbnb・Booking.com は予約番号つきで貼る

Airbnb と Booking.com のリンクを発行すると、「テンプレート URL をコピー」と、5 言語の「定型文をコピー」が出ます。テンプレート URL は、リンクの末尾に ?ref=確認コード（Airbnb）や ?ref=予約番号（Booking.com）が付いたものです。メッセージの送信時に、予約ごとの実際の番号に置き換わります。

こうして貼ると、ゲストの予約番号が名簿に自動で記録されます。同じゲストがリンクを開き直したときも、チェックイン日を入れれば入力途中の予約に戻れます。

リンクを作り直す

リンクが外に漏れたかもしれないときは、「発行済受付リンク」の「再発行」を押します。新しいリンクが発行され、古いリンクは自動で使えなくなります。**予約サイトの自動メッセージを新しいリンクに貼り替えてください。**使わなくなったリンクは「無効化」で止められます。

4. ゲストが入力する

ゲスト側の流れは次のとおりです。

リンクを開き、言語（日本語・英語・中国語［簡体／繁体］・韓国語）を選びます。
チェックイン日・チェックアウト日・人数などを入力すると、予約が作られます。
続けて名簿を入力します。日本国内に住所がない外国籍の方は、旅券番号と旅券画像も入力します。

代表者が全員分をまとめて入力しても、同じリンクを同行者に共有して各自で入力してもらっても構いません。同行者が自分のスマートフォンで開くと、自分の入力欄だけが表示されます。旅券番号と旅券画像は、ゲスト側の画面には再表示されません。

5. 名簿を確認して確定する

「宿泊者名簿」の「名簿一覧」で、予約ごとの状態を確認します。状態は「未提出」「入力中」「確定待ち」「提出済み」です。人数分の入力がそろうと、自動で「確定待ち」になります。このとき、オーナーにメール（件名「【yadolingo】宿泊者名簿が入力されました」）が届きます。

「確認・訂正」で中身を確かめます。間違いはその場で直せます。
「名簿を確定」を押します。

「名簿を確定」を押せるのは、全員分の入力が終わっていて、チェックイン日以降のときだけです。チェックイン日より前は「確定はチェックイン日（日付）以降」と表示されます。確定すると「提出済み」になり、その日から 3 年間の保存が始まります。確定した後も、ホストは「編集」から内容の訂正や行の削除ができます。編集は履歴に残ります。

Airbnb・Booking.com 以外の予約は予約番号で自動に結び付かないので、予約サイトの予約と日付・人数・代表者名を見比べて確認してください。

6. 未入力を知らせてもらう（リマインド）

予約サイトに予約があるのに名簿が入力されていない日を、毎朝ホストに知らせる機能です。ゲストに直接催促するものではありません。対象は Airbnb と Booking.com です。

左メニューの「構築」→「カレンダー連携」で、Airbnb または Booking.com のカレンダー連携（iCal）の URL を登録します。
同じ予約サイトの受付リンクを発行しておきます。
「宿泊者名簿」の「設定」タブで「リマインドを有効にする」をオンにします。
「通知設定」で、「メール通知を有効にする」・Slack や Discord への通知（「Webhook を設定」）・「通知期間」を決め、「通知設定を保存」を押します。

7. 収集項目を増やす（任意）

「設定」タブの「名簿の収集項目を設定」から、生年月日・性別・前泊地・行先地の項目を足したり、自由な項目を追加したりできます。自由な項目の名前は、ゲストの言語に自動で翻訳されます（Basic 以上のプラン。Free では日本語のまま表示されます）。

8. 出力する・定期報告を集計する

印刷 / PDF: 確定した予約の「印刷 / PDF」から、1 予約分の名簿を印刷・PDF にできます。保健所などに見せるときに使います。
CSV: 「名簿一覧」の「CSV エクスポート」で、チェックイン日の期間を指定して、確定済みの名簿をまとめて書き出せます。旅券番号を含めるかは選べます（最初は含めません）。
定期報告: 住宅宿泊事業の定期報告には「定期報告」タブを使います。「開始日」「終了日」を指定して「集計する」を押すと、宿泊日数・宿泊者数・延べ宿泊者数・国籍別の人数が出ます。「CSV をダウンロード」で書き出し、民泊制度運営システムに転記してください。自動で提出はしません。

9. 保存期間と自動削除

確定した名簿は、確定した日から 3 年たつと自動で削除されます。キャンセルした予約は、キャンセルから 30 日で名簿と旅券の情報ごと自動で削除されます。ただし、確定した後で、チェックイン日以降にキャンセルした予約は、3 年間残ります。

yadolingo が行うのは、名簿の項目を集めること・旅券の情報を保存すること・出力することまでです。本人確認の方法や記録の扱いなど、法令に沿った運用はホストご自身の判断と責任で行ってください。